Privacyverklaring

1. Inleiding De Schone Tanden Praktijk Privacy Statement

Dit is de privacyverklaring van De Schone Tanden Praktijk. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je een e-mail verzendt aan ons. Wij leggen je duidelijk uit hoe wij jouw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we duidelijk inzicht in hoe je gebruik kunt maken van jouw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.
Wat doet De Schone Tanden Praktijk precies? Bij De Schone Tanden Praktijk worden zowel oppervlakkige tandvleesontstekingen (gingivitis) als complexe tandvleesontstekingen (parodontitis) behandeld. Wij behandelen volwassenen en kinderen, en dankzij jarenlange ervaring en een rustige aanpak zijn ook angstige patiënten hier goed op hun plek.

Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. In het kader van onze dienstverlening, is het voor ons nodig om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van medische gegevens. Het is belangrijk dat je weet wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt en hoe jij je wensen met betrekking tot jouw persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.
De Schone Tanden Praktijk neemt jouw privacy erg serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende (Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG wetgeving). Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland.
Heb je het idee dat er niet op correcte wijze wordt omgegaan met jouw persoonsgegevens? Aarzel dan niet om direct contact met ons op te nemen!
info@deschonetandenpraktijk.nl I +31 (0)6 48 56 84 84
Dorpsstraat 49 l 1421 AS l Uithoorn
KvK Nr. 6218003

2. Categorieën persoonsgegevens

Voor ons is het noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens op te vragen om onze klanten zo goed mogelijk te kunnen helpen. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) opvragen zijn:
– Voornaam en achternaam;
– (Persoonlijk) e-mailadres (let op: de AVG schaart ook bepaalde e-mailadressen onder persoonsgegevens. Denk aan het e-mailadres sam@bedrijf.nl).

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden verstrekt, nodig zijn voor het uitvoeren van onze diensten, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven voor verwerking door De Schone Tanden Praktijk.

3. Grondslag en doel voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG wetgeving zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te hebben voor de verwerking van persoonsgegevens. Artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c van de AVG zijn toepasselijk op onze situatie: de verwerking van persoonsgegevens wordt gedaan op basis van jouw toestemming, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en De Schone Tanden Praktijk of omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht met verschillende verwerkingsdoeleinden.

 Er zijn een aantal doelen waar De Schone Tanden Praktijk jouw persoonsgegevens voor verzamelt;

1. Contact en inplannen afspraak
Het is voor De Schone Tanden Praktijk noodzakelijk om bepaalde gegevens te verwerken voor het contactonderhoud en/of het inplannen van een afspraak. Het gaat hier in ieder geval om naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.

De volgende grondslag geldt voor dit doeleind: Uitvoering van de overeenkomst
Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om de overeenkomst tussen jou en De Schone Tanden Praktijk op een gedegen wijze uit te voeren.

2. Uitvoeren van onze diensten
Voor het uitvoeren van onze dienst (behandelingen uitvoeren) verwerken wij de volgende gegevens: naam, contactgegevens, (medische)dossiergegevens, BSN en verzekering gegevens.
De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel: Uitvoering van de overeenkomst (het aanmaken van een patiëntenkaart, bijhouden van een medisch dossier).

3. Betalingen
Voor dit verwerkingsdoel verzamelen wij de volgende gegevens: naam, rekeningnummer en verzekeringsgegevens;
De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel: Wettelijke verplichting (waaronder onze administratie- en bewaarplicht en fiscale verplichtingen).

4. Social media
De Schone Tanden Praktijk maakt gebruik van social media. Waaronder Facebook en LinkedIn. Voor het gebruik van deze social media worden cookies geplaatst. Voor meer informatie over cookies kun je onze cookieverklaring raadplegen.

4. Periode van opslag

Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij jouw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG dienen wij vervolgens aan te geven wat de opslagperiode van jouw persoonsgegevens is. Daarbij is het goed om te realiseren dat alle gegevens in ieder geval bewaard blijven voor de periode dat er gebruikt wordt gemaakt van onze dienst.
Elk laatste contactmoment tussen jou en De Schone Tanden Praktijk geldt als een nieuw begin van de bewaringstermijn.

 Toelichting:

1. Contact en inplannen afspraak
De gegevens voor dit verwerkingsdoeleinde blijven vijf (5) jaar na het eindigen van de klantenrelatie bewaard, tenzij langer nodig is in verband met een juridische procedure.

2. Uitvoeren van onze diensten
Gegevens welke zijn verstrekt voor het uitvoeren van onze diensten worden na het voltooien van de dienst en het verzenden dan wel ontvangst van de (laatste) betaling, bewaard voor een periode van maximaal 7 jaar, voor het bewaren van de medische gegevens hanteren wij een wettelijke bewaartermijn van maximaal 15 jaar uit de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

3. Betalingen
Volgens de wet zijn wij verplicht om facturen (en andere administratie) te bewaren. De Belastingdienst dient immers de mogelijkheid te hebben om ons te controleren. Volgens de eisen van de Belastingdienst, moeten wij onze facturen in ieder geval 7 jaar bewaren. Wij conformeren ons in alle gevallen aan deze eisen. Na het verstrijken van deze termijn, bewaren wij jouw persoonsgegevens voor een periode van maximaal 2 jaar.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

De Schone Tanden Praktijk deelt persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal De Schone Tanden Praktijk zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.
Om de beste service te garanderen vanuit De Schone Tanden Praktijk, werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen die het medische dossier aanpassen. De Schone Tanden Praktijk let er goed op dat derde partijen verantwoordelijk met jouw persoonsgegevens omgaan. Hieronder bieden wij je een overzicht van alle externe partijen die persoonsgegevens van je ontvangen.

Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van je ontvangen:
– Marketingbureau
De Schone Tanden Praktijk maakt gebruik van het marketingbureau Bootsma online.

– Afspraken maken
De Schone Tanden Praktijk gebruikt Salonized om afspraken met patiënten te maken.

– Gegevens verwerken
De Schone Tanden Praktijk gebruikt Exquise om de medische gegevens van jou in te zien en verder aan te passen. Exquise is een universeel tandheelkundig programma.
– Belastingdienst/overheidsinstanties
Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Cookies

Wil je weten welke cookies De Schone Tanden Praktijk plaatst? Raadpleeg dan onze cookieverklaring.

6. Beveiliging

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van De Schone Tanden Praktijk. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord.
De apparaten waarmee jouw gegevens zijn geopend, zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het vanzelfsprekend om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons.
Alle gegevens worden in een beveiligde software genaamd Exquise in een digitaal dossier verwerkt. Exquise is een universeel tandheelkundig programma dat jouw medisch dossier bijhoudt. Door de gegevens in Exquise te verwerken ziet De Schone Tanden Praktijk jouw medische geschiedenis, aandachtspunten, zorgplan etc. Voor meer informatie over Exquise volg deze link.
Tevens wordt jouw bezoek aan De Schone Tanden Praktijk website beveiligd door ‘’https’’ beveiliging. Dit betekent dat je verbinding met De Schone Tanden Praktijk privé is. Hiermee zorgen we ervoor dat jouw persoonsgegevens tijdens het websitebezoek veilig blijven.
Volledigheidshalve, meer informatie over online beveiliging waar De Schone Tanden Praktijk gebruik van maakt:
o Alle apparaten waar jouw gegevens op bewerkt worden zijn beveiligd door middel van een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning.
o Het versturen van jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslot in de adresbalk.

o Alle ontvangen gegevens in exquise verwerken. Een beveiligde software waar jouw gegevens veilig worden opgeslagen.

De Schone Tanden Praktijk bewaard geen enkele gegevens op een fysieke wijze.
7. Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens

Hieronder geven we je een overzicht van de rechten die je hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens en ons gebruik hiervan. Hoewel we bij De Schone Tanden Praktijk op minimale wijze persoonsgegevens verzamelen en verwerken, vinden wij het belangrijk je toch te wijzen op de rechten die je in het kader van de AVG hebt.

a. Recht op inzage (artikel 15 AVG)
Te allen tijde heb je het recht jouw gegevens op te vragen, die bij De Schone Tanden Praktijk zijn vastgelegd en bewaard. Dit kan middels het sturen van een e-mail of via telefonisch contact. Je krijgt dan een duidelijk overzicht van jouw gegevens.

b. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
Kloppen jouw gegevens (die wij in bewaring hebben) niet meer of zijn deze veranderd? Dan heb je het recht om dit te laten rectificeren door De Schone Tanden Praktijk.

c. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)
Volgens de AVG heb je het recht, indien redelijk en mogelijk, De Schone Tanden Praktijk te verzoeken gegevens over te dragen aan een andere partij.

d. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)
Je hebt in bepaalde gevallen het recht om De Schone Tanden Praktijk te vragen gegevens te vernietigen. Dit kun je doen met een beroep op het recht op vergetelheid. In de volgende situaties moet De Schone Tanden Praktijk jouw persoonsgegevens vernietigen:
– De Schone Tanden Praktijk heeft jouw gegevens niet meer nodig voor doelen waar De Schone Tanden Praktijk de gegevens voor verzameld heeft.
– Je hebt uitdrukkelijk toestemming gegeven aan De Schone Tanden Praktijk om gebruik te maken van gegevens, maar trekt deze nu in. Dit kan bijvoorbeeld via de ‘uitschrijf button’ voor nieuwsbrieven.
– Je maakt bezwaar tegen verwerking van gegevens. Je hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn jouw belangen groter dan de belangen van De Schone Tanden Praktijk met betrekking tot verwerking van jouw gegevens? Dan heb je een relatief recht van bezwaar. Dat betekent dat wissen niet direct hoeft te geschieden, maar pas dan wanneer is vastgesteld dat jouw belang zwaarder weegt.
– Wanneer De Schone Tanden Praktijk jouw gegevens onrechtmatig zou verwerken, heb je direct de mogelijkheid te vragen de gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

– Wanneer De Schone Tanden Praktijk een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is De Schone Tanden Praktijk verplicht om jouw gegevens te wissen.
– Ben je als betrokkene jonger dan 16 en heeft De Schone Tanden Praktijk jouw gegevens verzameld? dan kun je vragen aan De Schone Tanden Praktijk de gegevens direct te wissen.

Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de AVG. Zie voor meer informatie de volgende pagina.

e. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat De Schone Tanden Praktijk niet op de juiste wijze met jouw persoonsgegevens is omgegaan. Dat kan via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens handelt deze klacht dan af.

f. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)
Je hebt te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen gegevensgebruik. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.
Gebruik maken van bovenstaande rechten?
Een e-mail aan info@deschonetandenpraktijk.nl is in de meeste gevallen al genoeg om gebruik te maken van jouw rechten. Indien wij twijfelen over jouw identiteit kunnen wij maatregelen nemen om jouw identiteit te bevestigen. Bijvoorbeeld doordat er aan jou verzocht wordt om een kopie van jouw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Op de manier voorgeschreven door de Rijksoverheid. Echter zal in de meeste gevallen een minder ingrijpende wijze van identiteitsachterhaling voldoende zijn.

8. Plichten

De Schone Tanden Praktijk verwerkt jouw persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van een gerechtvaardigd belang. Jouw persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan een derde.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze diensten. Wanneer je deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan De Schone Tanden Praktijk de diensten niet (naar behoren) aanbieden.
Indien het noodzakelijk is jouw gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst jouw toestemming voor worden gevraagd door een wijziging van onze privacyverklaring. Wij maken raden je daarom ook aan om regelmatig onze privacyverklaring te checken.
De Schone Tanden Praktijk behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer De Schone Tanden Praktijk dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van De Schone Tanden Praktijk. Hierbij trachten wij jouw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

Heb je nog vragen over ons privacybeleid? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

info@deschonetandenpraktijk.nl I +31 (0)6 48 56 84 84
Dorpsstraat 49 l 1421 AS l Uithoorn
KvK Nr. 6218003